---

Å gjennomføre en konferanse er ikke noen liten oppgave å påta seg. Det er både tidkrevende og kan fort gå på bekostning av primæroppgavene man har. Om dere lar Tromsø Event AS bistå dere, vil dere kunne fokusere på de overliggende rammene for konferansen og det faglige – vi ordner alt det praktiske for dere.

Slik vi ser det, kan en konferanse deles opp i fem hovedpunkter.

Idéfasen
Beslutningen om å holde en konferanse tas. Man har gjerne mange idéer, ønsker og forventninger på hvordan arrangementet kan bli. Man gleder seg til å komme i gang og er full av entusiasme.

Planlegging
Et svært viktig punkt, da god planlegging og klare målsettinger for konferansen er avgjørende for å få til et bra resultat. Det er i denne fasen flere ser nytten av å knytte til seg den spesialkompetansen som finnes hos Tromsø Event AS.
Etter et planleggingsmøte eller samtale setter vi i gang med å innhente tilbud fra hoteller og aktivitetsleverandører, samt presenterer dette for dere. Vi går videre og kontrakterer den eller de valgte aktørene. Innholdet for konferansen skapes i samråd med dere og hovedrammene for arrangementet begynner å ta form.

Forarbeid
Når rammene begynner å bli klare, er på tide å få fortalt verden om konferansen. Vi lager gjerne announsements og  konferanseweb for dere, slik at deltakere får én plass å forholde seg til når det gjelder konferansen. De økonomiske rammene må nå settes og utarbeidelse av kostnadsbudsjett kan vi bistå dere med. Påmeldingsskjemaet publiseres og vi kvalitetssjekker hver påmelding, sender ut bekreftelse til deltakerne, tar i mot betaling på vegne av konferansen og har dialogen med alle deltakere. Vi gjør alt det praktiske slik at dere kan konsentrere dere helt og fullt om det faglige programmet samt de daglige arbeidsoppgaver man har.
Vi ivaretar selvsagt også betingelsene som hotellene og leverandører setter, og vil ha en løpende dialog med samtlige leverandører samt med dere som vår oppdragsgiver. På denne måten sikrer vi at dere ikke får noen økonomiske overraskelser samt at deltakere, uansett når tid de melder seg på til konferansen, vil få gode svar og service fra oss.

Gjennomføring
Nå er dagen kommet for selve gjennomføringen og vi ønsker at du trygt kan senke skulderene og bare være med på programmet.
Alt er nå bestilt og hjulene starter å rulle. Vi kvalitetssjekker at serveringer, utflukter, overnatting, busser m.m. kommer i henhold til bestillingen. Arrangører og deltakere får være med på en ”reise” der alt det praktiske er tatt hånd om. Vi bemanner sekretariatet, besvare spørsmål og er ”on-site” om det skulle dukke opp noen utfordringer.

Evaluering
Tromsø Event AS ser nytten av å ha en evaluering etter at arrangementet er gjennomført. Om man har oppnådd de målsettingene man satte seg ved planlegging vil bli vurdert. Kanskje man har gjort seg noen erfaringer på hva som gikk bra og kan brukes igjen senere og hva man ved en senere anledning  muligens ønsker å løse på en annen måte. 
Midlertidig økonomisk regnskap for konferansen overrekkes.